En este artículo aprenderás a:
Configurar la plantilla de Workflow de Firma rápida.
Iniciar el workflow, cargar el documento y asignar firmantes.
Clasificar el documento firmado y cerrar el flujo.
Etapa 1: Configurar la plantilla de “Firma rápida”
Antes de iniciar un proceso de firma, necesitas crear la plantilla de workflow que servirá como base. Esta plantilla define las etapas principales del flujo: cargar y firmar el documento, y posteriormente, clasificarlo y cerrarlo.
El objetivo de esta configuración es que el flujo sea lo más ágil posible, evitando pasos de aprobación intermedios. Una vez creada, podrás reutilizar esta plantilla cada vez que necesites realizar una firma express en pocos minutos.
Pasos para configurar la plantilla
Desde tu Dashboard, dirígete a Configuraciones (esquina inferior izquierda).
Haz clic en Plantillas de workflows y luego en “Crear plantilla” (arriba a la derecha). Asigna un nombre a tu plantilla, por ejemplo: Flujo de firma rápida o Flujo de firma express.
Crea el Paso 1.0: Carga y Firma de Documentos:
Asigna como responsable al Iniciador.
Activa el checkbox Paso de Firma electrónica.
En el desplegable de tipo de firma, selecciona Firma electrónica Webdox.
(Opcional) Añade instrucciones para guiar a los usuarios en este paso.
Crea el Paso 2.0: Clasificación de documento y cierre:
Haz clic en el botón circular + (parte inferior central).
Asigna como responsable al Iniciador.
Activa el checkbox Paso de clasificación.
En el desplegable Clasificar todos, selecciona Al menos uno.
(Opcional) Añade instrucciones para guiar a los usuarios.
Configura la decisión del flujo:
En el diagrama, haz clic en el Paso 1.0.
Abre la pestaña Decisiones (verde).
En el cuadro “Si todas las firmas realizadas”, selecciona Ir a → Clasificación de documento y cierre.
Publica la plantilla:
En el diagrama, selecciona el Paso 2.0 y cambia su estado de Borrador → Publicado.
Regresa a Configuraciones > Plantillas de workflow y confirma que tu plantilla aparece en la lista.
Etapa 2: Iniciar el workflow, agregar documento y firmantes
Una vez que hayas creado tu plantilla, ya puedes iniciar un nuevo workflow para cargar el documento y asignar a los firmantes.
Pasos para iniciar y preparar el workflow
Iniciar el workflow
Dirígete a la pestaña Workflows (zona superior izquierda).
Haz clic en “Nuevo Workflow”.
Selecciona la plantilla creada (Flujo de firma rápida / express).
Asigna un nombre específico o deja que el sistema use el predeterminado.
Haz clic en Iniciar.
Agregar un documento
En la pestaña Documentos (abierta por defecto), haz clic en “Nuevo Documento”.
Selecciona la pestaña Cargar archivo.
Arrastra y suelta el archivo o selecciona desde tu PC.
Haz clic en Cargar archivo.
El documento aparecerá en la ventana En proceso.
Asignar firmantes
Ve a la pestaña Firma electrónica.
En la sección Firmantes, haz clic en “Agregar firmante”.
Selecciona si el firmante es Interno (organización propia) o Externo (tercero).
Completa los datos requeridos y haz clic en Agregar firmante.
(Opcional) Repite el proceso para añadir más firmantes.
Confirmar y completar el paso
Verifica los datos de los firmantes agregados.
Haz clic en Completar paso.
Revisa la configuración de firmantes y el paso siguiente (Clasificación de documento y cierre).
Haz clic en Aceptar.
Envío del documento
El sistema enviará automáticamente el documento a los firmantes.
Recibirás una notificación de confirmación una vez que el documento haya sido firmado.
Etapa 3: Clasificación de documento y cierre
Una vez que todos los firmantes han completado la firma, deberás clasificar el documento para finalizar el workflow de Firma rápida. Esta etapa permite registrar información clave sobre el documento y marcarlo como finalizado dentro de Webdox.
Pasos para clasificar y cerrar el documento
Actualizar el workflow
Refresca la página del workflow abierto:
Windows/Linux: F5 o Ctrl + R.
Mac: Cmd + R.
El documento firmado aparecerá con la extensión firmado.pdf y en la columna Versión como Final.
Abrir el documento para clasificarlo
Haz clic en el documento firmado.
En el previsualizador, selecciona el botón Clasificar (arriba a la derecha).
Rellena los campos relevantes:
Fecha del documento
Vigencia
Persona jurídica o natural
Asunto
Tipo de documento
Haz clic en Clasificar.
Finalizar el workflow
Cierra el previsualizador (X en la esquina superior derecha).
El documento aparecerá con la etiqueta verde Clasificado.
Haz clic en Completar paso para cerrar definitivamente el workflow.
✅ ¡Proceso completado!
Has finalizado correctamente un flujo de Firma rápida en Webdox:
Creaste y configuraste la plantilla de workflow.
Iniciaste el flujo, cargaste el documento y agregaste firmantes.
Clasificaste y cerraste el documento firmado.
Ahora podrás reutilizar esta plantilla siempre que necesites firmar y clasificar documentos en minutos, sin pasos de aprobación intermedios.