🔔 ¿Cómo generar alertas específicas en los contratos?
Ahora la gestión es mucho más sencilla, unificada y potente. Ya no necesitas navegar entre pestañas diferentes para avisar a tu equipo o a tus clientes; todo se gestiona desde un único panel.
⚠️ Requisito Fundamental: Para configurar una alerta, el documento debe tener clasificada alguna fecha. Puede ser la fecha predeterminada de "Fecha de expiración" o cualquier atributo personalizado de tipo fecha. Sin una fecha asociada, el sistema no tendrá un "disparador" para la alerta.
🚀 Pasos para configurar una alerta unificada
Sigue estos pasos para configurar notificaciones tanto para usuarios internos como externos desde el Repositorio:
Accede al documento específico en el módulo de Repositorio.
Haz clic en el icono de campana 🔔 (generalmente en la parte superior derecha).
Se abrirá el panel de alertas. Haz clic en el botón para "Crear alerta".
Selecciona el Tipo de Notificación: Este es el primer paso. Elige cómo se disparará la alerta:
En base a fecha: (Recomendada para contratos). La alerta se basa en un atributo de fecha que ya existe en el documento (ej. "Fecha de expiración", "Fecha de firma").
Si elegiste "Periódica":
Selecciona una fecha de inicio en el calendario.
Activa el toggle "Repetir Alerta" si lo necesitas.
Repetir cada: Define el intervalo (ej. "60 Días", "2 Meses", etc.).
Indica cuándo finaliza: Elige la condición de término: Nunca, El (en una fecha específica) o Después de (un número de repeticiones).
Completa los detalles de la alerta:
Nombre de la alerta: Asigna un título claro.
Usuarios internos a notificar: Selecciona a los miembros de tu equipo.
Personas externas a notificar: Selecciona o añade los correos de personas fuera de la plataforma.
Define la fecha y frecuencia: Configura cuándo se enviará la notificación (ej. "30 días antes de la fecha de expiración"). Puedes agregar varias notificaciones (ej. 30, 15 y 1 día antes) usando el botón "Agregar".
Control de adjuntos: Verás un check para "No enviar documento a personas externas".
Desmarcado (Por defecto): Los externos reciben la alerta con el documento adjunto.
Marcado: Los externos reciben la alerta, pero sin el archivo del contrato adjunto.
Activa y guarda la alerta:
Activar la alerta al guardar los cambios: Por defecto, esta casilla está marcada para que la alerta funcione de inmediato. Si la desmarcas, la alerta se creará pero quedará "inactiva" hasta que la actives manualmente.
Haz clic en "Crear alerta" para guardar la configuración.
⚠️ Requisito para Alertas "En base a fecha" Para usar este tipo de alerta (la más común para vencimientos), el documento debe tener clasificada alguna fecha. Puede ser la "Fecha de expiración" o un atributo personalizado que hayas creado.
💡 Lo que debes saber sobre los Destinatarios
Usuarios Internos: Recibirán la notificación estándar con acceso al documento en la plataforma.
Usuarios Externos (Seguridad):
Por defecto: Recibirán un correo electrónico con el documento adjunto.
Excepción: Si marcas la casilla "No enviar documento a personas externas", el usuario externo recibirá el correo de notificación, pero sin el archivo.
Nota de seguridad: Los correos a externos nunca contienen links a la plataforma.
📝 Nota sobre el Directorio de Contactos
Al agregar un usuario externo nuevo durante la creación de la alerta:
Si tu Directorio está activo, el contacto se guarda automáticamente en la sección "Personas".
Si tu Directorio está desactivado, el contacto se guardará, pero solo será visible en la lista de "Personas" cuando decidas activar el Directorio en el futuro.