Neste artigo você aprenderá a:
Configurar o modelo de Assinatura Rápida.
Iniciar o workflow, carregar o documento e adicionar signatários.
Classificar o documento e encerrar o fluxo.
Etapa 1: Configurar o modelo de “Assinatura Rápida”
Antes de iniciar um processo de assinatura, é necessário criar o modelo de workflow que servirá como base. Esse modelo define as etapas principais do fluxo: carregar e assinar o documento e, em seguida, classificá-lo e encerrá-lo.
O objetivo dessa configuração é que o fluxo seja o mais ágil possível, evitando etapas intermediárias de aprovação. Uma vez criado, você poderá reutilizar esse modelo sempre que precisar realizar uma assinatura express em poucos minutos.
Passos para configurar o modelo
No Dashboard, acesse Configurações (canto inferior esquerdo). Clique em Modelos de workflows e depois em Criar modelo (canto superior direito). Atribua um nome ao seu modelo, por exemplo: Fluxo de assinatura rápida ou Fluxo de assinatura express.
Crie a Etapa 1.0: Carregamento e Assinatura de Documentos:
Atribua como responsável o Iniciador.
Ative o checkbox Etapa de Assinatura Eletrônica.
No campo de tipo de assinatura, selecione Assinatura Eletrônica Webdox.
(Opcional) Adicione instruções para orientar os usuários nessa etapa.
Crie a Etapa 2.0: Classificação de documento e encerramento:
Clique no botão circular + (parte inferior central).
Atribua como responsável o Iniciador.
Ative o checkbox Etapa de Classificação.
No campo Classificar todos, selecione Pelo menos um.
(Opcional) Adicione instruções para orientar os usuários.
Configure a decisão do fluxo:
No diagrama, clique na Etapa 1.0.
Abra a aba Decisões (verde).
Em “Se todas as assinaturas forem concluídas”, selecione Ir para → Classificação de documento e encerramento.
Publique o modelo:
No diagrama, selecione a Etapa 2.0 e altere o status de Rascunho → Publicado.
Volte em Configurações > Modelos de workflow e confirme que o seu modelo aparece na lista.
Etapa 2: Iniciar o workflow, adicionar documento e signatários
Com o modelo criado, você já pode iniciar um novo workflow para carregar o documento e adicionar os signatários.
Passos para iniciar e preparar o workflow
Iniciar o workflow
Vá até a aba Workflows (canto superior esquerdo).
Clique em Novo Workflow.
Selecione o modelo criado (Fluxo de assinatura rápida / express).
Atribua um nome específico ou deixe o sistema aplicar o nome padrão.
Clique em Iniciar.
Adicionar um documento
Na aba Documentos (aberta por padrão), clique em Novo Documento.
Selecione a aba Carregar arquivo.
Arraste e solte o arquivo ou selecione-o no seu computador.
Clique em Carregar arquivo.
O documento aparecerá na janela Em processo.
Adicionar signatários
Acesse a aba Assinatura Eletrônica.
Na seção Signatários, clique em Adicionar signatário.
Escolha se o signatário é Interno (da sua organização) ou Externo (terceiro).
Preencha os dados solicitados e clique em Adicionar signatário.
(Opcional) Repita o processo para adicionar mais signatários.
Confirmar e concluir a etapa
Verifique os dados dos signatários adicionados.
Clique em Concluir etapa.
Revise a configuração dos signatários e o próximo passo (Classificação de documento e encerramento).
Clique em Aceitar.
Envio do documento
O sistema enviará automaticamente o documento para os signatários.
Você receberá uma notificação assim que o documento for assinado.
Etapa 3: Classificação do documento e encerramento
Depois que todos os signatários concluírem a assinatura, será necessário classificar o documento para finalizar o workflow de Assinatura Rápida. Essa etapa permite registrar informações importantes e marcar o documento como finalizado no Webdox.
Passos para classificar e encerrar o documento
Atualizar o workflow assinado
Atualize a página do workflow aberto:
Windows/Linux: F5 ou Ctrl + R.
Mac: Cmd + R.
O documento assinado aparecerá com a extensão assinado.pdf e na coluna Versão como Final.
Abrir o documento para classificá-lo
Clique no documento assinado.
No visualizador, clique no botão Classificar (canto superior direito).
Completar a classificação
Preencha os campos relevantes:
Data do documento
Vigência
Pessoa jurídica ou física
Assunto
Tipo de documento
Clique em Classificar.
Finalizar o workflow
Feche o visualizador (X no canto superior direito).
O documento aparecerá com a etiqueta verde Classificado.
Clique em Concluir etapa para encerrar definitivamente o workflow.
✅ Processo concluído!
Você finalizou corretamente um fluxo de Assinatura Rápida no Webdox:
Criou e configurou o modelo de workflow.
Iniciou o fluxo, carregou o documento e adicionou signatários.
Classificou e encerrou o documento assinado.
Agora, poderá reutilizar esse modelo sempre que precisar assinar e classificar documentos em minutos, sem etapas de aprovação intermediárias.