Los atributos son datos estructurados que permiten capturar información clave de un contrato o documento (por ejemplo: contraparte, monto, vigencia, país, responsable, etc.). Funcionan como metadatos que luego se usan en búsquedas, reportes y automatizaciones.
Los atributos están profundamente integrados con los distintos módulos de la plataforma.
Por esta razón, cualquier cambio en un atributo puede impactar en varias funcionalidades de Webdox.
Relación con otros módulos
📁 Repositorio de contratos
Los atributos permiten:
Clasificar documentos
Filtrar y buscar información
Visualizar datos clave sin abrir el documento
Impacto al editar un atributo:
Si se modifica el valor de un atributo en un documento, el cambio se refleja inmediatamente en el repositorio.
Si se edita la configuración de un atributo (nombre o lista de valores), esto puede afectar cómo se muestran y organizan los contratos existentes.
🔍 Búsqueda
La búsqueda avanzada utiliza los atributos para encontrar contratos según criterios específicos, como fechas, montos o responsables.
Impacto al editar un atributo:
Cambiar el valor de un atributo en un contrato afecta directamente los resultados de búsqueda.
Modificar o eliminar un atributo puede hacer que filtros guardados o búsquedas habituales dejen de funcionar como se esperaba.
📊 Reportes
Los atributos son la base para:
Generar reportes
Agrupar contratos
Analizar información contractual
Impacto al editar un atributo:
Los reportes se actualizan automáticamente según los nuevos valores del atributo.
Cambios en los valores permitidos de un atributo pueden requerir ajustar reportes existentes.
Si un atributo deja de existir o cambia su estructura, puede afectar dashboard. que lo utilicen.
📝 Formularios de solicitud y solicitudes
Los atributos se utilizan para capturar información a través de formularios de solicitud y para crear y gestionar solicitudes dentro de Webdox.
Al editar un atributo:
Cambios en el atributo pueden afectar los campos visibles en los formularios, los valores disponibles o la información requerida al crear una solicitud.
Modificar o eliminar un atributo puede impactar solicitudes existentes o generar inconsistencias en nuevas solicitudes.
📄 Plantillas de word y generación de documentos
Los valores de los atributos pueden insertarse automáticamente en:
Plantillas de word con campos MergeField
Documentos generados desde Webdox
Esto reduce errores manuales y asegura consistencia en los documentos.
Impacto al editar un atributo:
Al actualizar el valor de un atributo, los documentos generados posteriormente usarán el nuevo valor.
⏰ Alertas generales
Las alertas generales utilizan atributos para definir cuándo y a quién notificar eventos relevantes del contrato.
Ejemplos:
Alertas por fecha de vencimiento
Alertas por cambios de estado
Alertas basadas en valores específicos de atributos
Impacto al editar un atributo:
Cambiar el valor de un atributo puede activar, modificar o desactivar alertas automáticamente.
Editar o eliminar un atributo utilizado en una alerta puede impedir que esta se dispare correctamente.
Cambios en atributos de fecha o estado pueden generar notificaciones inmediatas o dejar de generarlas.
🔗 Conexiones permanentes
Las Conexiones Permanentes permiten restringir el acceso a los documentos del repositorio según filtros definidos a partir de atributos.
Esto es especialmente útil cuando se necesita que ciertos usuarios o grupos solo vean una parte del repositorio, y no toda la documentación disponible.
Impacto al editar un atributo:
Cambiar el valor de un atributo en un contrato puede hacer que el documento aparezca o deje de aparecer dentro de una conexión permanente.
Si se modifica un atributo utilizado como filtro, puede cambiar el conjunto de documentos visibles para los usuarios asociados a esa conexión.
Editar el nombre o valores permitidos de un atributo usado en una conexión permanente puede afectar el acceso de los usuarios, mostrando más o menos documentos de lo esperado.
Antes de editar un atributo utilizado en una conexión permanente, se recomienda revisar su uso para evitar cambios involuntarios en la visibilidad del repositorio.
Buenas prácticas al usar y editar atributos
Definir atributos claros y con nombres consistentes.
Evitar duplicar atributos con el mismo significado.
Usar listas desplegables para datos críticos.
Antes de editar un atributo existente, revisar en qué módulos se está utilizando.
Evitar cambios estructurales en atributos que ya están siendo usados en reportes, workflows, conexiones permanentes, alertas generales.
Revisar periódicamente los atributos que ya no se utilizan.
Resumen
Los atributos son el eje central que conecta la información contractual con los distintos módulos de Webdox.
Editar un atributo no solo afecta al documento, sino también a búsquedas, formularios de solicitudes y alertas. Por eso, una correcta definición y gestión de atributos es clave para asegurar consistencia, control y automatización a lo largo de todo el ciclo de vida del contrato.